Des conférences professionnelles qui se digitalisent

Avec le contexte du confinement aujourd’hui lié au Covid-19, les secteurs de l’audiovisuel et de l’événementiel connaissent une forte accélération en termes de numérisation, de transformation digitale. En plus des réunions en visio, des Lives, des webinaires, de vraies grandes conférences professionnelles émergent et doivent réussir leur diffusion en ligne. De ce fait, pour certaines conférences professionnelles ce sont de vrais événements en soi. Même digitalisés. C’est pourquoi, nous vous donnons davantage de détails sur la digitalisation des événements, notamment pour les conférences.

Une digitalisation événementielle qui s’accélère

Des conférences professionnelles qui se digitalisent

Pour commencer, il faut comprendre que la digitalisation des événements, comme ici, fait débat dans le secteur de l’événementiel. Dans la période actuelle, cela soulève de nombreux enjeux. Notamment le fait de se demander si cette digitalisation événementielle, accélérée par le confinement, va perdurer.

Avec des annulations et reports dès février à cause de la pandémie, l’événementiel français a reçu un coup de massue spectaculaire. Alors qu’un retour à la normale pour ce secteur s’esquisse au mieux en septembre – et cela sans la moindre certitude à date – les événements digitaux ont rapidement été une piste de réflexion. – La reclame.fr

Des professionnels du secteur – Vincent Dumont, directeur général de Chaïkana (groupe Babel) et vice-président de l’association LÉVÉNEMENT, Guillaume Mikowski, co-fondateur et président de Brainsonic et Béatrice Mottier, présidente de Laval Virtual ont répondu à plusieurs questions majeures dans un live du mardi 5 mai 2020.

  • Comment transpose-t-on un événement (soirée, salon, conférence…) entièrement en ligne ?
  • Comment les marques et entreprises peuvent-elles créer l’événement dans un contexte confiné ?
  • Que gagne-t-on et que perd-on en passant d’un événement présentiel à un événement distanciel ?
  • Cette digitalisation forcée va-t-elle inscrire les événements digitaux ou hybrides dans les agendas des années à venir ?

Le secteur événementiel à l’heure du confinement

• Comment transpose-t-on un événement (soirée, salon, conférence…) entièrement en ligne ? • Comment les marques et entreprises peuvent-elles créer l’événement dans un contexte confiné ? • Que gagne-t-on et que perd-on en passant d’un événement présentiel à un événement distanciel ? • Cette digitalisation forcée va-t-elle inscrire les événements digitaux ou hybrides dans les agendas des années à venir ?

Globalement, nous assistons à une importante solidarité dans la filière événementielle. En effet, avec cette nécessité ambiante de devoir s’adapter, le secteur est également créatif. Face au chaos, les professionnels ripostent avec une grande activité.

En outre, de nombreux événements sont possibles  :

  • Webinaires
  • Webcasts
  • Salons virtuels
  • Multiplex

Beaucoup d’événements sont applicables au digital. Peuvent s’envisager digitalement, de façon hybride. Même des festivals, des conférences de presse… La solution du moment est donc, non pas de transposer, mais de transformer en digital. Obtenir une version digitale. En fait, il y a plusieurs avantages à digitaliser des événements : toucher une cible plus large, parfois être plus original et faire certaines économies.

L’exemple de Laval Virtual

Pour son édition de 2020 – du 22 au 24 avril – Laval Virtual a créé un monde virtuel qui a rassemblé 11 200 personnes ! Laval Virtual, c’est la référence mondiale dans le créneau de la réalité virtuelle et de la réalité augmentée. Ils organisent des salons et des conférences en Europe et en Asie tout au long de l’année.

Béatrice Mottier, la présidente de Laval Virtual, explique qu’ils ont maintenu leurs conférences, leurs keynotes, leurs awards, mais sous une forme inédite. En effet, ils ont créé une plateforme virtuelle, tout un Monde virtuel où chacun interagissait avec un avatar, se croisait … Pour un spécialiste de la réalité virtuelle, c’était tout simplement une évidence !

Cet événement professionnel de grande ampleur a accueilli des participants de 110 nationalités différentes et près de 6000 personnes étaient connectées en simultané chaque jour ! En outre, cela a permis ainsi d’avoir les participants habituels au rendez-vous, mais également de toucher d’autres personnes ! Surtout celles dont l’éloignement géographique était un frein jusque-là. Les participants ont pu y accéder avec un avatar ou avec un casque de réalité virtuelle.

« Nous avons ouvert une voie. Notamment dans un contexte où l’on ne pourra pas tout de suite revenir dans la sphère internationale d’avant. » – Béatrice Mottier

Le point sur la dimension internationale, pour des conférences professionnelles, est important. De plus, la digitalisation des conférences soulève la question de l’investissement et d’une expertise en utilisation des nouvelles technologies.

En fait, la situation de confinement a exigé cette croissance. Les technologies sont bien là, mais elles ne sont pas encore exploitées de façon large et suffisamment.

Une maturité digitale pour les conférences

maturité générale événements high-tech

Dans l’univers IT, high-tech, il y a une maturité digitale pour organiser des conférences professionnelles. Comme c’est le cas par exemple avec les TechDays de Microsoft.

En effet, l’annonceur accorde autant d’importance aux audiences physiques qu’en ligne. En outre, pour des conférences, cela reste plus simple que pour des concerts, du sport… Cependant, pour conserver du professionnalisme à ces événements dits hybrides, cela ne doit pas se développer n’importe comment, à n’importe quel prix. C’est un vrai métier, cela suppose un vrai savoir-faire !

Développement audiovisuel pour les conférences en événementiel

Comme la période s’annonce durable, entre convictions et pragmatisme, il s’agit de faire les bons choix pour l’engagement du public. En effet, il faut faire attention à ne pas directement effectuer un virage trop digital non plus ! C’est une belle alternative, un complément, mais cela ne peut pas se substituer aux organisations habituelles. Nous faisons donc place demain aux événements digitaux, hybrides, pour sublimer autrement des événements.

Mettre en place des plateaux TV

De ce fait, une bonne piste pour les conférences est de mettre en place des plateaux TV avec une retransmission à distance, voire du multiplex ! D’envisager de s’appuyer sur des moyens professionnels avec un impact fort. De pouvoir soigner toujours la préparation des intervenants et speakers – qui ne s’improvisent pas ! En outre, se positionner un peu entre TV, radio et leviers digitaux. De même pour le Live, qui est un Vrai métier !

En somme, il ne faut surtout pas oublier, « sacrifier » la qualité au profit de la distance. Ces conférences professionnelles nécessitent des acteurs, des professionnels de la communication événementielle qui maîtrisent bel et bien ces techniques.

Nous espérons que vous aurez apprécié cet article de la digitalisation des événements, avec un focus particulier sur les conférences professionnelles. Si vous souhaitez bénéficier de notre expertise en organisation d’événements n’hésitez pas à nous contacter !

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