L’événementiel, c’est une équipe
L’événementiel est un domaine où souvent on vit de petites aventures, où tout se reproduit mais jamais n’est pourtant pareil d’un moment ou d’un endroit à un autre. Nous vous parlions notamment des spécificités d’une agence événementielle dans cet article. Pour que tout se passe bien, et non par pure chance, il faut pouvoir compter sur une équipe adaptée.
Besoins en compétences
Même s’il peut sembler qu’un événement ne ressemble jamais qu’à un autre événement, il n’en est rien, et tout se renouvelle constamment. La polyvalence de l’équipe est donc un plus, surtout dans les petites structures aux ressources financières trop minces pour avoir des équipes complètes.
Outre sa réputation, il faut à l’équipe du savoir-faire dans une foule de sujets. Il y a de la logistique, de l’animation, du spectacle, de l’accueil, des salles à trouver et à aménager et la restauration des clients à prévoir.
Il est essentiel de se former aux techniques numériques et à la conception de pans entiers du show par ordinateur – lumières, son, vidéo et d’autres. Comme tout va très vite, il s’agit de suivre les nouveautés qui feront la différence face à la concurrence, qui elle aussi progresse continuellement.
Contraintes de l’événementiel sur les équipes
Organiser des événements demande une bonne préparation en amont. Même si les calendriers sont prévus longtemps à l’avance, il y a souvent des imprévus ou des impondérables de dernière minute. Cela provoque souvent le besoin de revoir l’organisation, faire appel à de l’aide du jour au lendemain, ou modifier le programme du show. Et parfois aussi, il faut s’adapter à un matériel qui n’a rien à voir avec ce qui était annoncé.
Les équipes doivent donc savoir naviguer et s’adapter, se reconfigurer, accepter la réalité et faire en sorte d’avancer ensemble pour assurer, qu’à la fin, l’événement se passe au mieux.
Des freelances, quand, pourquoi ?
Le freelance est souvent un spécialiste d’un domaine précis. Par exemple la sonorisation, ou la mise en programme d’ordinateur d’un plan d’éclairage complexe. Ou celui qui aura la compétence particulière pour faire fonctionner une régie de technologie un peu ancienne. C’est donc souvent un technicien de compétences rares, ce qui explique son mode d’intervention.
Il est à son compte car son expertise le conduit à intervenir ponctuellement sur de nombreux événements au cours de l’année. Il est rarement présent tout au long de l’événement, mais le sera plutôt à des moments bien précis, par exemple au début pour se coordonner, puis lorsqu’il faut faire les réglages et les répétitions éventuelles. Il doit être à l’écoute pour être vite dans le bon objectif avec l’équipe.
Avantage des intermittents
Les intermittents sont aussi des gens qui vont de spectacle en spectacle, ou d’événement en événement. Le plus souvent, ce sont des artistes, des acteurs, des magiciens ou prestidigitateurs, des chanteurs ou des animateurs professionnels. Ce sont souvent eux qui font la qualité de l’événement, leur présence et leur implication sont donc essentielles. Parfois pourtant, ce sont un peu les “stars” et il peut être compliqué de les faire suivre le programme et travailler avec le reste de l’équipe.
Mais les vrais professionnels sont ceux qui savent s’adapter rapidement et c’est là qu’est leur véritable avantage. Ce sont des experts, comme les freelances, qui viennent apporter leur savoir-faire juste au bon moment et dans le bon esprit. Pour tout type d’événement, ils font la différence.
Le chef de projet
Selon la demande du client, le chef de projet détermine tout d’abord les détails du programme, les présente pour accord. Puis, sur place, il en assure la réalisation, la conduite sur le terrain.
Dans certains cas, il pourra constituer l’équipe. Il montera le planning et attribue les diverses tâches et échéances à chacun des freelances, intermittents et autres intervenants. Le chef de projet tient le client au courant de la préparation et gère ou confie la prise en charge des imprévus.
Il a aussi besoin de veiller aux dépenses, pour respecter le budget disponible. Il est souvent au téléphone avec tous les acteurs de l’événement, afin de vérifier que tout se passe au mieux. Lors de l’événement, sa présence est indispensable pour le bon déroulement du projet.
« Road événementiel », quel est son rôle ?
Le rôle du « road événementiel » est de s’occuper des préparatifs, de l’organisation matérielle et logistique des événements. Concrètement, il s’assure du montage et démontage du mobilier sur votre lieu d’événement, en veillant à ce que les normes de sécurité soient respectées. Choisir les fournisseurs et les prestataires, gérer l’espace et l’installation, font partie intégrante de sa mission. Le « road événementiel » constitue entre les prestataires techniques et le client. Il a la responsabilité de définir les rôles de chacun et de proposer les solutions qui permettront à l’événement de se dérouler dans les meilleures conditions.
On mesure ainsi toute l’importance que revêt les équipes modulables en événementiel. Grâce à l’expertise, la flexibilité et la complémentarité de chacun de nos prestataires professionnels, toutes les pierres de l’édifice s’assemblent pour faire de chaque événement Moon Group, un événement exceptionnel.
