Faire appel à une agence d’événementiel

Une agence, forte de son expérience, profite de sa maîtrise et son expertise pour offrir à ses clients des prestations qu’ils n’auraient pu planifier eux-mêmes, faute de temps ou de personnel, ou tout simplement pour être accompagné de A à Z tout en maîtrisant les coût de l’événement.

Les entreprises de grande taille, tout comme les PME ou TPE, peuvent difficilement se concentrer à la fois sur leurs propres activité et sur l’organisation d’un événement pour leurs salariés ou le développement de leur marque, c’est pourquoi se tourner vers une agence événementielle est souvent l’option sélectionnée par ces dernières.

Garantir des prestations

Le rôle d’une agence consiste à décharger les sociétés des obligations liées à la prospection, la création ainsi qu’à la préparation de l’animation voulue. Les deux acteurs s’entretiennent sur la thématique à présenter aux invités pendant la durée de l’événement. Celle-ci, centrale car associée à l’activité présente et future de l’entreprise, sert d’élément fédérateur et d’objectif commun pour l’ensemble des employés. Les prestations, établies de concert, sont proposées par les deux parties, s’efforçant de faire converger les attentes de l’un avec l’imagination de l’autre, afin de garantir un événement mémorable pour les convives.

Les suggestions de l’agence se focalisent sur le lieu dans lequel se déroule les activités, la scénographie à conceptualiser et les animations suscitant un engouement par leur capacité distrayante.

Sélectionner un lieu et se l’approprier

Chercher et trouver l’espace idéal s’apparente à une véritable chasse au trésor. De nombreux lieux sont accessibles à la location et ne sachant pas nécessairement sur lequel jeter son dévolu, déléguer cette recherche à une agence, en toute confiance, déleste les intéressés d’une tâche laborieuse.

La scénographie est un segment important de l’organisation car elle invite les participants à s’imprégner d’un univers grâce à des décors élaborés les transportant hors de leur quotidien. Les salariés de Sephora ont investi le musée des Arts forains lors de la soirée annuelle du distributeur de cosmétiques. Des jeux de lumières et des projections sont incorporés au lieu afin de stimuler les sens des invités.  A ce titre, le mapping vidéo et l’utilisation d’un dôme géodésique, comprenant ou non de la réalité virtuelle ou augmentée, apparaissent comme des outils technologiques disposant d’une véritable capacité immersive.

Ces dispositifs sont susceptibles d’être associés à des présentations lors de conférences, leur attribuant un caractère moins formel donc plus surprenant pour le spectateur. Plusieurs thèmes, parfois opposés, peuvent se suivre durant un événement. Moon Group a organisé pour la société Primagaz une soirée conjuguant passé réel et fictif, avec un retour en 1938, année de l’adoption du nom actuel de l’entreprise, avant de basculer dans l’univers de Star Wars pour une deuxième soirée.

La quête d’un endroit où s’établir mène également vers des espaces verts, où les possibilités en terme de scénographie sont multiples. La qualité immersive d’un événement ne dépend pas exclusivement du digital. Le constructeur Renault nous a confié l’organisation du séminaire dédié au 40 ans de Sodicam, une branche de Renault. Notre agence a préparé trois jours de festivités en plein air sur la presqu’île de Giens. Les invités se sont amusés à effectuer des épreuves inspirées de Koh-Lanta, avant de clôturer leur séminaire par une soirée « White Tribal », avec notamment des peintures corporelles, des musiciens, des danseurs ou encore un mur de projection d’eau.

Donner vie à l’événement

Les animations incitant les convives à devenir acteur plutôt que spectateur sont des activités essentielles à la vie de l’événement. Certaines sont destinées au renforcement de la cohésion entre salariés, au sein de l’entreprise. Les Team Building existent sous de nombreuses formes, allant d’un parcours d’obstacles à réaliser en équipe, à des jeux de réflexion comme des Escape Games en passant par de simples distractions ludiques opposant les participants, comme une Robot Academy par exemple.

Les agences d’événementiel garantissent un niveau de prestations élevé pour surpasser les exigences des entreprises faisant appel à leurs compétences. Quel que soit le secteur d’action des sociétés, leurs exigences, le rôle de l’agence est d’étudier toutes les opportunités afin d’obtenir un événement exceptionnel pour leurs clients.

N’hésitez pas à nous faire parvenir le brief de votre soirée, nos chefs de projets reviendront vers vous avec des propositions détaillées et budgetées.

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