Comme partout, lorsque l’on a la « tête dans le guidon », il y a souvent des détails que l’on oublie. Pourtant, il est parfois essentiel de revenir aux fondamentaux. Ainsi, en tant qu’agence événementielle, lorsque nous programmons un événement, il y a toute une liste d’indispensables et de détails à cocher, à vérifier, pour nous assurer du bon déroulement et de la réussite d’un événement. Nous vous explicitons ici lesquels.
Les éléments indispensables dans l’organisation d’un événement
Tout d’abord, pour organiser et réussir un événement il y a un peu La checklist indispensable à connaître pour n’oublier aucun détail dans notre programmation. En effet, chaque événement est unique et toujours un challenge intéressant. Que ce soit pour un événement d’entreprise, un festival, un mariage… Les professionnels doivent assurer afin que tous les intervenants, invités, en gardent un super souvenir et le partagent autour d’eux !
Programmation originale et accessibilité
Le premier détail ainsi à ne pas oublier lorsque nous programmons un événement concerne vraiment l’organisation de l’événement en lui-même. Veillez à prévoir une programmation pertinente, originale, toujours avec une valeur ajoutée. Par exemple, des exposants de prestiges, des activités tendances et innovantes… Ensuite, toujours dans cette lignée, il est fondamental, autant que possible d’organiser votre événement professionnel ou grand public dans un lieu facile d’accès.
Soit dans un endroit où plusieurs moyens de transport permettent de s’y rendre facilement, sans trop de temps de trajet, avec des horaires pratiques… Par exemple, nous vous recommandons vivement de privilégier les rencontres professionnelles en semaine et les événements de divertissement en weekend.
De plus, il est donc important de faire des repérages avant l’événement. Aussi bien pour identifier les sources d’accessibilité, que pour envisager les aménagements et identifier un maximum de problèmes qui pourraient survenir lors de l’événement en question.
Avoir une bonne communication pluri-média
Le but est de travailler votre communication digitale – web et réseaux sociaux- et print – avec par exemple des affiches et flyers. Si possible entourez-vous de professionnels du secteur : de responsables communication, relations presse, de bons community managers dédiés. En fait, il ne faut négliger aucun support. N’oubliez pas non plus la publicité dans les radios et journaux spécialisés.
Organiser les réservations
Les réservations pour votre événement ne doivent pas être faites au hasard. Nous vous recommandons ainsi de vous appuyer sur des outils web très pratiques. Par exemple, Evenbrite, Weezevent.
Prêter une bonne attention à l’accueil
L’accueil donne le ton en événementiel, c’est très important ! Cela fait partie des détails clés à ne pas oublier lorsque nous programmons un événement. Les visiteurs et les différents participants d’un événement doivent être particulièrement bien accueillis et ne pas trop attendre à l’entrée. Pour rendre l’accueil sympathique, vous pouvez par exemple distribuer le programme et quelques goodies. Cela peut clairement faire la différence auprès d’un public.
Un hashtag dédié pour l’événement
Créez un hashtag dédié pour l’événement et faites-en sorte que le maximum de personnes soient au courant et l’utilisent ! Par exemple, indiquez-le bien à l’entrée, sur vos affiches et vos différents supports. Il doit se retrouver partout.
Prévoir une zone WIFI
Si votre événement est professionnel, connecté et/ou dure longtemps, faites-en sorte de faciliter les communications, les échanges lors de votre événement avec une zone dédiée pour utiliser le web. Vos invités, très friands de WiFi apprécieront tout particulièrement !
Un service de rafraîchissements et de snacks professionnel
Chouchoutez vos invités avec un prestataire professionnel pour le service de rafraîchissement, de snacks ou de collations.
Ne jamais sous-estimer le confort des invités
De manière générale, il est également essentiel de ne jamais sous-estimer le bien-être, le confort des invités. En plus d’un bon Wi-Fi, d’une bonne nourriture, d’un accueil chouchouté et d’une programmation géniale, il va vous falloir être partout.
De ce fait, par exemple, en été, il est sympathique de penser à de la ventilation, de la climatisation. En hiver, un bon chauffage et peut-être un vestiaire pour les manteaux, écharpes etc.
Couvrir un événement en direct
Un autre détail judicieux à ne pas oublier est de « couvrir » votre événement en direct. Non seulement pour dynamiser votre événement mais également l’ouvrir à d’autres publics. Nous collaborons ainsi avec des photographes et des cameramen professionnels pour mémoriser l’ambiance et les moments-clés. Créer le buzz sur le web.
Susciter l’envie
Bien évidemment, il faut veiller également à susciter l’envie des participants au maximum avant l’événement. Par exemple, en montrant les moments marquants des éditions précédentes, en mettant des jeux-concours en place, en prévoyant des rencontres exceptionnelles, des packages VIP.
Animer votre événement
Il ne faut pas oublier non plus tous les détails pour les animations de l’événement : faire appel à des animateurs, prévoir la sonorisation, les micros, les lumières, des stands accessibles à tous, des jeux originaux, des infrastructures.
Ne pas oublier l’après-événement
La semaine qui suit l’événement sera décisive en termes de communication. N’oubliez pas de prévoir des bilans, des résumés et de publier toutes vos photos, vidéos, retours sur le web et les réseaux sociaux !
Enfin, retrouvez toute notre expertise en organisation événementielle juste ici.
Nous espérons que grâce à notre liste magique, vous n’oublierez plus de vérifier tous les détails d’organisation et de programmation de votre événement. Si vous souhaitez bénéficier de notre expérience événementielle, n’hésitez pas à nous contacter !
