Organiser un séminaire d’entreprise

Par définition, le séminaire d’entreprise est un outil de management utilisé hors du cadre habituel de l’espace de travail. Un événement sur plusieurs jours qui nécessite une organisation millimétrée dans les moindres détails.

Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?

L’objectif d’un séminaire est de rassembler l’ensemble des collaborateurs autour d’une ambiance plus détendue tout en restant dans le cadre du travail.

Très souvent, les collaborateurs alternent entre animations ludiques et moments de détentes avec annonces officielles. Des conférences et des réunions où la direction annonce les résultats de l’année ainsi que les objectifs de celle à venir. Les animations peuvent aussi être pédagogiques et formatrices comme avec des ateliers de Serious Game.

Dans un tout autre objectif, un séminaire peut aussi servir de récompense. Certaines entreprises prennent le parti de créer un séminaire pour leurs employés si de bons résultats tombent ou si un nouveau contrat est gagné par exemple. Un moyen de motiver les équipes à accomplir un travail de qualité avant d’accéder à quelques jours de détentes.

Avant de commencer l’organisation de votre séminaire, il est primordial de définir l’occasion qui vous pousse à en faire un.

Choisir une atmosphère : le fil conducteur de votre séminaire

Une fois le cadre défini, il faut penser à l’ambiance que vous souhaitez donner à votre séminaire. Il est possible de créer un séminaire axé 100% travail, 100% détente ou même un mixte des deux. Par la suite, nous pouvons créer toute une thématique afin de vous présenter un événement structuré et cohérent, en phase avec ce que vous désirez proposer à vos collaborateurs.

Par exemple, pour le séminaire de Sodicam (filiale de la Direction Commerciale du groupe Renault), Moon Event a créé un événement proche de la nature dans le sud de la France. Au programme, une animation en lien avec la thématique. Les collaborateurs ont embarqué dans des zodiaques pour arriver sur l’Île de Porquerolles. Une épreuve inspirée de Koh-Lanta grandeur nature attendait les collaborateurs répartis en plusieurs équipes. Le but était de travailler en groupe pour venir à bout de cette compétition les premiers. Notre client souhaitait créer un séminaire où les collaborateurs pouvaient profiter de l’événement tout en renforçant les liens entre eux. Le tout s’est déroulé dans un décor 100% naturel.

Le lieu : un élément central à ne pas négliger

De ce fait, le choix du lieu doit concorder avec la thématique que vous souhaitez instaurer ou inversement, adapter une ambiance autour d’un lieu préalablement choisi. Dans tous les cas, un séminaire peut se dérouler dans différents lieux, les possibilités restent infinies : en montagne ou à la mer, dans une zone naturelle ou en pleine zone urbaine, dans un hôtel ou dans des petites maisons individuelles, en France comme à l’étranger.

Un séminaire se déroulant sur plusieurs jours, il faut aussi penser aux logements de vos collaborateurs. Le mieux est de trouver un lieu qui regroupe suffisamment d’espaces pour loger tout le monde et de grands espaces à proximité pour organiser les différentes activités qui rythmeront votre séminaire.

Organiser une soirée : point culminant du séminaire

Entre deux journées ou pour clôturer le séminaire, l‘organisation d’une soirée est l’étape incontournable pour un séminaire d’entreprise. Elle est là pour permettre aux collaborateurs de totalement lâcher prise et s’amuser entre eux. Là encore, il est utile de définir une thématique. Est-ce que ce sera une soirée classique ? Un dress code imposé ? Les invités seront-ils entièrement plongés dans un autre univers ? Une fois de plus, les possibilités sont infinies.

Pour la forme, il existe plusieurs types de soirées. Il faut trancher entre le dîner assis ou le cocktail dînatoire. Pour le déroulé de la soirée, désirez-vous une ambiance dansante avec un DJ derrière les platines, un concert acoustique par un groupe de jazz ou de variété, un spectacle ? Il possible de faire un mixte et proposer une soirée aussi variée qu’électrique.

Exemple de soirée par Moon Event

Toujours lors du séminaire Sodicam, Moon Event a organisé deux soirées en lien avec la thématique du séminaire, soit une atmosphère proche de la nature. La première soirée était sous la thématique d’Hawaï tandis que la deuxième tournait autour du concept Moon Event de la White Tribal. Deux soirées qui se sont déroulées au bord de la l’eau sous un ciel étoilé.

Astuce : les points à ne pas oublier

Il y a quelques éléments à ne pas négliger et surtout à ne pas oublier dans l’organisation d’un séminaire. Après avoir défini les grandes lignes, il est important de penser aux prestations à ajouter pour rendre votre événement parfait jusque dans les derniers détails.

Penser au photographe événementiel

Dans un premier temps, prendre un photographe ou un vidéaste de qualité afin de capter les plus beaux moments de votre séminaire. Un bon moyen de garder un souvenir, d’exploiter ces images dans votre stratégie de communication et de faire plaisir à vos collaborateurs qui pourront se replonger dans l’événement encore et encore.

Offrir des cadeaux à vos invités

Prévoir un sac de goodies ou de cadeaux souvenirs en lien avec votre séminaire est l’attention particulière qui ne manquera pas de faire plaisir. Que ce soient de petits gadgets utiles pour la vie de tous les jours, un guide de survie pour votre séminaire 100% nature ou un coffret de gourmandises, offrez à vos collaborateurs un souvenir aux couleurs de votre séminaire.

Vous souhaitez que Moon Event s’occupe de l’organisation de votre séminaire ? Voici notre page dédiée.

 

-Article par Emeline Indulski

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