Ca y est ! Votre événement est monté ! Les invitations ont été envoyées et vous avez assuré la communication basique (réseaux sociaux et campagne de mailing ciblée). Il vous reste tout de même une sacrée carte à jouer. Une carte à ne pas sous-estimer : celle des Relations Presse (RP).
Les Relations Presse, porte-voix de l’évènement
Relais numéro 1 de l’information, les médias (presse, radio, télévision, numérique) sont de fantastiques porte-voix. Ils conféreront à votre événement une visibilité et une notoriété décuplée. Voyons aujourd’hui comment gérer cet aspect de la communication évènementielle.
Qu’il s’agisse d’un lancement de produit, d’un salon ou d’une conférence, les RP sont essentielles pour donner de la valeur à votre événement. Ils vont lui assurer une bonne fréquentation mais aussi une visibilité auprès de ceux qui n’y participent pas. Invariablement, une bonne gestion des RP se fait en trois étapes : avant, pendant et après l’évènement. Et chaque étape comporte des objectifs bien définis.
Teaser les médias en amont de l’évènement
Avant l’évènement, l’objectif des RP sera de susciter l’intérêt des journalistes. Cette étape peut être entreprise plusieurs mois avant l’évènement. Il s’agira de délivrer régulièrement aux médias du contenu neuf sans les lasser. Mais aussi à gérer habilement ce rythme de communication. Selon la nature et l’objectif de l’évènement, plusieurs démarches sont à considérer ici.
On pourra envoyer une notification Save The Date aux médias visés. Cela leur permettra de caler l’évènement dans leurs agendas. La rédaction d’une tribune libre autour de l’évènement peut également séduire le ou les médias-clés. La mise en place d’un point presse pour présenter le programme de l’évènement peut être bienvenu. Un point presse doublé d’un communiqué résumant les grandes lignes de l’évènement.
Prendre contact directement en 1to1 avec tel ou tel journaliste spécialisé dans la thématique de l’évènement est aussi une bonne idée. Vous pourrez ainsi lui proposer des sujets de rédaction et pourquoi pas des intervenants qui seront présents lors de votre évènement. L’envoi d’invitations aux médias ciblés est essentiel également.
Enfin, la diffusion d’un communiqué de presse 15 jours avant le jour J terminera ce travail de communication en amont de l’évènement.
Gérer les RP pendant et après l’évènement
Les journalistes présents lors de l’évènement en généreront une visibilité accrue. En le relayant en temps réel (ou presque), ils lui confèrent un rayonnement et une assise importante auprès du public concerné. L’enjeu ici est de faciliter au maximum le travail des journalistes présents sur place. Comment ?
- Assurant un accueil personnalisé des professionnels de l’information et en les accompagnant sur le site.
- Présentant leur des intervenants qualifiés et pertinents pour d’éventuels interviews aussi.
- En leur préparant salle de presse spécifiquement réservée aux médias enfin.
Dans le cas où votre événement s’avère être l’occasion d’une annonce importante, assurer un point presse au moment de la clôture s’avèrera incontournable. Après l’évènement, le recours aux RP aura pour principal objectif la mise en avant de la réussite de votre événement. Il permettra aussi de poser les bases d’une prochaine édition.
Pour ce faire, la diffusion d’un communiqué sous forme de bilan chiffré est une bonne marche à suivre. Également, vous pourrez démarcher des médias absents lors de l’évènement et leur proposer des entretiens avec les organisateurs et/ou intervenants-clés.
” Demandez l’édition du jour ! Demandez le journal ! ”
