A chaque métier ses bonnes pratiques, et le secteur événementiel n’y échappe pas ! La crise sans précédent qui s’est abattu ces 18 derniers mois sur la planète événementielle a quelque peu bouleversé les manières de faire. Pour survivre, il a fallu s’adapter. Et en l’occurrence, l’adaptation est passée par la digitalisation des évènements. Totale d’abord, partielle ensuite. Quoi qu’il en soit, il convient de se pencher sur « nouvelles » bonnes pratiques à suivre, et ce quel que soit le degré de virtualisation de l’évènement. En voici les principales !
Entretenir de bonnes relations
Il ne faut jamais perdre de vue le pourquoi de l’évènement : la satisfaction du client. Dans ce domaine, plusieurs leviers sont à votre disposition. Des outils qui vous permettront de rester à l’écoute de vos clients, de sonder leurs attentes avec précision et efficacité : les CRM. Les Customer Relationship Manager sont en effet des outils pensés pour faciliter la relation client. Ils rassemblent dans une base de données toutes les interactions d’une société avec ses clients. En les utilisant efficacement, vous cernerez mieux les habitudes de vos clients, vous permettant d’adapter vos services et solutions en conséquence. Vous pourrez ainsi anticiper leurs attentes et les surprendre.
De même, entretenir des bonnes relations avec vos prestataires et autres fournisseurs est un point crucial. Sans leurs concours, les meilleures idées du monde resteront à l’état de chimère. Faire un point avec eux avant, pendant et après l’évènement vous permettra de remettre le couvert sur des bases saines.
Définir la bonne stratégie événementiel et fidéliser
Selon le type d’évènement que vous souhaitez mettre place, vous devrez passer par une étape de prospection afin d’élaborer une stratégie marketing adaptée. Là encore, le CRM peut s’avérer très utile. Une fois vos données récoltées et analysées, vous serez plus à-même de déployer une campagne de communication efficace et de monter LE bon événement.
Ensuite, il s’agira de fidéliser vos clients. Et quel meilleur manière de fidéliser y a-t-il que la satisfaction même ? Si vous gérez l’évènement selon leurs attentes, il y a fort à parier que vos clients feront à nouveau appel à vous. Quelques astuces peuvent vous aider ici : proposer un service inédit que la concurrence n’offre pas, une réduction sur votre prochaine collaboration ou encore des goodies en matière de remerciements… Là encore, vous pourrez évaluer leur taux de satisfaction via un questionnaire en fin d’évènement, à intégrer dans votre CRM.
Proposer du contenu événementiel pertinent et le rendre vivant
Plus encore qu’avant la crise, la mise en place d’un événement étant gourmande en énergies, il devient nécessaire de proposer des évènements utiles. Réfléchir au message que l’on souhaite faire passer et à la raison de l’évènement est ici essentiel. Cela permettra d’offrir aux participants du contenu réel, de qualité, du contenu intéressant et non intéressé. Mais ce n’est pas tout !
La forme, la présentation de ce contenu, la manière de le transmettre est non moins importante. A l’heure des réunions digitales et hybrides, le niveau d’attention de l’audience est fragile. Maitriser le rythme de distribution des informations, le faire de façon cohérente (en alternant prises de paroles longues et courtes, moments d’interactions et de simple écoute) est ici la clé. L’exemple de l’émission de télévision peut ici servir de modèle : la scénarisation de l’évènement, des formulations percutantes et un rythme tonique vous permettront de garder votre auditoire en haleine. Vous gagnerez aussi bien en adhésion qu’en compréhension.
Faire preuve de créativité et divertir
Ce qui va faire la réussite d’un événement c’est avant tout son caractère unique, jamais-vu. Le public se lasse vite des formats déjà connus et manifeste un désir permanent d’être surpris mais aussi de participer. Pour vous démarquer, faites preuve d’innovation et de créativité ! Le monde de l’évènementiel étant en perpétuelle ébullition, les formules novatrices ne manquent pas. Vous pourrez allègrement piocher dans le domaine artistique (défilés de mode, gaming, concert, théâtre, cirque…) mais aussi dans les technologies d’avant-garde.
Le caractère unique d’un événement créé de l’adhésion mais aussi un sentiment de rassemblement autour d’une expérience commune, d’une émotion partagée. Après de longs mois séparés les uns des autres, le plaisir et le divertissement en communauté ont de véritables effets cathartiques pour les animaux sociaux que nous sommes ! Cela nous ramène à la raison d’être de l’événementiel : réunir et partager. Digital ou non, c’est bien l’humain qui doit rester au centre du viseur !
