Convention anuelle

Convention – 480 pax – Cocktail dînatoire – Animations digitales

En 2019, la convention annuelle de Primagaz était l’événement idéal pour appréhender sa transition énergétique, qui elle-même va participer au bien-être des générations à l’avenir. Nous avons opté pour que cette convention se tienne au Palais des Congrès du Futuroscope près de Poitiers, afin de vivre deux jours futuristes.

Moon Event a fait en sorte d’organiser cette convention 2019 de Primagaz autour du thème Primagaz NEXT, de la nature, de l’énergie. Le but était de rassembler tous les collaborateurs de Primagaz à travers tout l’hexagone et de leur faire vivre des moments mémorables lors de ces deux journées et soirées.

Avant la convention, les convives ont été contactés par email. Une fois leur invitation reçue, chaque invité, ayant confirmé sa participation à la convention, a reçu un email avec tous les détails pratiques concernant l’événement. En outre, chaque invité devait montrer un QR à l’entrée du lieu de la convention.

Le jeudi matin, les équipes ont accueilli les invités à la gare du Futuroscope, qui au moyen de  plusieurs navettes de transport, ont été conduits au Palais des Congrès du parc du Futuroscope. A l’accueil, des hôtesses les attendaient pour pour scanner leurs invitations QR. Ensuite, les convives ont pu récupérer leurs badges et se rassembler autour d’un déjeuner/cocktail préparé par notre traiteur. Le but était d’échanger, de faire plus ample connaissance avant d’assister à la plénière générale.

Les animateurs gourmandes du traiteur

Amuses-Bouches

Dégustation et animation autour du saumon fumé

Lors de ces deux jours de convention, différentes sessions ont été organisées. Certaines étaient générales et adressées à tous les employés de Primagaz, représentant environ 550 personnes, et ont eu lieu les jeudi après-midi et vendredi matin. La capacité du grand auditorium du Palais des Congrès du Futuroscope a pu ainsi permettre l’accueil de tous les participants. Moon Event a pu organiser une scénographie en adéquation avec la nouvelle vision de Primagaz Next, du fait de l’immense scène de l’auditorium.

Le Grand Auditorium du Palais des Congrès du parc du Futuroscope

Par la suite, différentes sous-commissions ont été mises en place dans des salles à l’intérieur même du Palais des Congrès du Futuroscope, mais aussi dans des pièces de l’hôtel Plaza, permettant aux participants, des différents départements, d’y assister.

Le premier jour, après le déjeuner, les convives ont été dans l’auditorium pour participer à la première réunion plénière générale.

La régie technique dans les coulisses

La mise en scène technique de la réunion a superbement bien illustré le thème Primagaz Next. La convention 2019 était placée sous le signe du vert, se voulant avant-gardiste, en mélangeant des courbes naturelles et du design végétalisé. Les matières, supports employés montraient bien la résolution de Primagaz de s’orienter vers le développement durable. A droite, des éléments de verdure soulignaient la thématique du développement durable. A gauche, des sièges blancs courbés avaient été installés pour les intervenants. Enfin, des lettres en bois formant le terme « Next » étaient positionnées au premier plan de la scène pour souligner, dès le début, l’objectif de Primagaz de devenir plus écologique.

La mise en scène technologique réalisée par Moon Event pour Primagaz Next

Une topeuse professionnelle était présente pour vérifier que tout se passait bien durant les plénières. Menant d’une main de maître le bon déroulement de celles-ci, la topeuse a géré la coordination des actions, accompagné les intervenants pour plusieurs répétitions et notamment pour respecter le timing prévu pour cette réunion plénière.

Dans l’idée de débuter la plénière générale dans une bonne ambiance, chaleureuse, conviviale, nous avons suggéré à Primagaz de solliciter un Ice Breaker professionnel. Des intervenants internes à Primagaz ont organisé en avance une chorégraphie pour l’événement. Ils sont montés sur scène pour danser et faire danser tous les collaborateurs présents à la convention. Les invités se sont pris au jeu et ont reproduit la chorégraphie, donnant ainsi, dès le départ, une ambiance joyeuse et festive pour cette convention. C’était une belle animation pour dynamiser la réunion plénière générale.

Un réveil actif

Divers intervenants issus des différentes équipes de Primagaz ont pris la parole. Le premier à prendre le micro lors de cette plénière était bien évidemment Steven Sels, le PDG France de Primagaz. Cet événement a été également l’occasion de remettre des prix aux collaborateurs. Ceci pour les remercier pour tout le travail effectué durant l’année 2018. Avec l’animation réussie de la scénographie aux couleurs de Primagaz Next, l’heure était à la modernité et au dynamisme. Notamment grâce à une plénière connectée, interactive.

Discours d’un intervenant de Primagaz

Une fois dans la salle, les invités se sont rendus sur une URL inédite, pour accéder à une plateforme modulable, innovante, intégrée dans le site événementiel de cette convention. Pour chaque discours, les participants ont été sollicités pour jouer. Ils devaient répondre à des questions en lien avec les sujets appréhendés. Cette plateforme inédite a été une vraie solution digitale pour faire participer l’assistance en live, renforcer son esprit d’appartenance. De tels moyens digitaux, comme utilisés lors de la convention Primagaz Next, aident les participants à ne pas sombrer dans l’ennui que peut représenter ce type de réunions

Durant la convention 2019 de Primagaz, des pauses étaient mises en place dans le hall d’accueil du Palais des Congrès du Futuroscope. Ainsi, au cours de la plénière, les invités s’y sont rassemblés pour échanger entre collègues, parler librement des contenus et des sujets évoqués dans la plénière générale. Le vendredi matin, alors que la plénière se tenait, des camions Primagaz se sont garés sur le parking de l’hôtel Plaza. Des cuves ont été sorties. Ceci a permis aux participants, lors de la pause, de découvrir les camions et ces cuves et se prendre en photo pour des souvenirs mémorables.

A la fin de cette première journée, les convives sont revenus à leur hôtel pour se changer, déposer leurs affaires de travail avant la première soirée de cette convention unique.

Moon Event a conduit les invités dans une salle agréable, chaleureuse, un environnement où il fait bon vivre : un marché alimentaire. En effet, nous avons recréé un marché alimentaire afin de faire voyager et évader les invités avec les produits du marché. Nous avons puisé dans des éléments correspondant à cette thématique. Il y avait des stands, des cagettes, des animaux, une fontaine à eau centrale…

Arrivée au marché

Les stands du marché

La salle à vide

Les invités pouvaient se régaler sur le stand du boucher, du fromager, du primeur… Chaque buffet avait le nom d’un étal classique, comme l’on en trouve au marché.

Chez le Primeur

Chez le Fromager

En créant des stands, l’idée était de montrer aux invités des exemples d’activités éco-responsables. Ainsi, par exemple, les participants ont pu découvrir l’intérêt des huiles essentielles sur le stand de l’aromathérapeute.

Atelier aromathérapie

A l’activité du stand vélo smoothie, les convives pouvaient pédaler afin de mixer les fruits. Le mixeur était en effet directement lié à la pédale de devant. Ils ont été ravis de voir les fruits se mixer à mesure qu’ils pédalaient ! Pour terminer, ils se sont détendus avec une activité d’aromathérapie et un massage anma (assis) qui a largement contribué à leur bien-être durant l’événement.

Vélo smoothie

Après une soirée riche en émotions, les convives sont retournés à leur hôtel pour passer une bonne nuit bien méritée et reprendre des forces pour le vendredi !