Favoriser la transparence entre les intervenants pour vos événements, vos events, est une thématique qui nous tient à cœur. Organisateurs, exécutants ; technique, décoration, cuisine, animation… Maints secteurs et expertises différentes se combinent en événementiel. De ce fait, il est fondamental que chacun joue son rôle correctement, ait sa place, puisse s’exprimer. C’est pourquoi, nous vous expliquons ici pourquoi c’est important et comment faire.
Le secteur de l’événementiel et ses intervenants
Comme en témoigne cet article, les métiers et les intervenants en événementiel sont nombreux. Il est donc majeur de bien comprendre le champ de l’événementiel et les rôles de chacun. Non seulement pour que chacun ne vienne pas empiéter sur la mission de l’autre, pour favoriser la transparence et ainsi créer une meilleure harmonie entre les équipes.
L’événementiel concerne tout ce qui touche à un événement, de près et de plus loin. Avant, pendant et après. Aussi bien l’organisation, que la réalisation des événements.
De ce fait, les événements s’organisent pour des particuliers – B2C – ou entre professionnels – B2B.
Pour l’événementiel B2B, corporate, professionnel, les événements prennent la forme de salons, de conférences, de congrès, de réunions, de séminaires…
Tous les acteurs, intervenants en événementiel doivent être au fait des objectifs de l’événement. Comme par exemple :
- Informer ;
- Partager des connaissances et des savoir-faire ;
- Réseauter ;
- Recruter du personnel ;
- Motiver les collaborateurs et renforcer l’esprit d’équipe.
Etant donné l’importance de tels moments et échanges, maints intervenants chacun fort de sa spécialité est nécessaire.
Le domaine de l’événementiel est si complet que des agences événementielles telles que la notre sont spécialisées dans ce secteur. Nous connaissons tous les tenants et aboutissants de la conception et de l’organisation d’un événement – avec sa prise en compte des multiples intervenants et aussi ses différentes contraintes.
Fonctionnement d’une agence événementielle
Globalement, une agence événementielle comporte différents professionnels ayant des fonctions, des métiers, des compétences différentes. Notamment le chef de projet. Il conçoit l’événement, gère les relations commerciales et chapeaute les équipes.
Le responsable ou chargé de projet s’occupe de la gestion des prestataires, du lieu, la logistique en général. De plus, de nombreuses agences, font appel à des profils créatifs chargés de proposer des idées originales pour les événements, de rester au fait des tendances. Il y a aussi bien évidemment la partie technique : régisseurs, décorateurs, ingénieurs du son, agents de sécurité.
Le chef de projet
« Le ou la chef de projet événementiel organise tout type d’événement, en fonction des souhaits de ses clients. Bien plus qu’un chef d’équipe et un organisateur, il met son imagination et sa créativité au service des besoins en communication de ses clients. Flexibilité, disponibilité et sang-froid sont les maîtres mots de ce chef d’orchestre. Son autorité et sa capacité à se faire écouter lui permettent de gérer au mieux ses fonctions de chef d’équipe. » – etudiant.aujourdui.fr
Il est à la fois responsable de la logistique, de la stratégie et de l’opérationnel. C’est un rôle clé. Selon un cahier des charges établi, le chef de projet réalise l’image et les objectifs de ses clients à travers un événement, un moment original et unique.
Rôle de chaque intervenant en événementiel
En plus des métiers internes, il est donc très important de bien définir le rôle de chaque intervenant, « extérieur ».
Prestataires
Les prestataires sont multiples et se classent en différentes catégories :
- Hôtesses/accueil ;
- Sociétés de transport et chauffeurs privés ;
- Culinaire – traiteurs, serveurs, animateurs
- Décorateurs ;
- Animateurs, DJ ;
- Prestataires innovants et techniques.
Beaucoup de fonctions en événementiel se font en tant que professionnels externes. C’est valable pour la restauration, l’animation mais aussi pour l’imprimerie, la billetterie.
Fournisseurs
Les fournisseurs sont des personnes et/ou des entreprises qui fournissent à d’autres certaines marchandises en particulier.
De ce fait, la capacité des fournisseurs à s’entendre avec l’autre entité concernant les conditions, le prix et la qualité des produits fournis, influence directement l’entreprise. Dans notre cas, l’agence événementielle.
Traiteur
Que ce soit pour un événement personnel ou professionnel, faire appel à un traiteur en événementiel est incontournable. Un traiteur est spécialiste en cuisine, en choix gastronomiques. Et puis, les invités sont de plus en plus sensibles à l’originalité et à la qualité des mets servis lors de soirées, d’événements familiaux et corporate.
Un bon traiteur maitrise l’organisation et la réalisation culinaire de buffets, cocktails, repas de groupes, soirées de presse, réceptions d’entreprises et bien plus.
« Un traiteur doit s’occuper de la planification et de la production culinaire et de la gestion de la réception. Ces tâches sont réparties sur toute l’équipe qui comporte des serveurs, des maîtres d’hôtels, des commis de cuisine, un chef cuisinier… Le traiteur se doit aussi de gérer l’offre commerciale, les stocks, la comptabilité et le travail d’équipe ». – naturelweb.com
C’est un métier à la fois complexe et passionnant ! Pour choisir un traiteur à Paris et en Île-de-France, nous prenons en compte vos critères : régimes alimentaires, bio, buffets à thèmes, avec ou sans service.
Le traiteur et l’agence événementielle doivent faire bloc pour réussir avec délices l’événement.
Les roads en événementiel
Enfin, les « roads » en événementiel sont également – bien que dans l’ombre – indispensables pour vos événements.
« Parce que le matériel utilisé pour un événement n’est pas autonome au point de s’installer tout seul, tout événement, quel qu’il soit, requiert la présence de roadies. Ils sont responsables du déchargement du matériel et préinstallent ce dernier. » – emploi-audiovisuel.fr
Tous doivent travailler en synergie et en sécurité pour assurer la réussite de votre événement !
Une organisation rodée pour favoriser la transparence en événementiel
Il y a donc une organisation rodée pour l’organisation des événements et qui favorise par extension la transparence en événementiel. La transparence consiste ici au fait que chacun connaisse ce qu’il a à faire, ce que font les autres, quelles sont leurs missions etc.
Ainsi, lors de l’organisation d’événements il y a des feuilles de route, des fiches de poste, une entière transparence entre les intervenants – afin notamment d’éviter des oublis et des désaccords.
Des documents professionnels pour favoriser la transparence en événementiel
Plusieurs documents existent pour favoriser la transparence entre les intervenants, les interlocuteurs pour la conception, l’organisation et la réalisation d’événements.
- Le brief ;
- Le conducteur ;
- Le roadbook ;
- Le filage.
Le conducteur est un document référent sur l’ensemble du déroulé de l’événement. Le roadbook est la fiche qui regroupe les missions des différents intervenants et les informations importantes. Enfin, le filage est une répétition grandeur nature d’un événement. Nous y vérifions les bons enchaînements, faisons les derniers réglages techniques et vérifions que chaque intervenant est en mesure de réaliser sa mission sans problème.
En somme, favoriser la transparence entre les intervenants en événementiel est primordial. Chez Moon, nous avons à cœur de travailler de concert avec tous nos partenaires, fournisseurs, prestataires… Pour bénéficier du talent et de l’expertise de notre agence, contactez-nous dès à présent !
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