La première spécificité en événementiel et en marketing c’est de devoir tout préparer en amont. Ainsi, il s’agit de planifier et plus particulièrement sous la forme de ce que l’on nomme les rétro-plannings. La planification est le fait de planifier, d’établir un calendrier à partir d’une date fixée en avance. Un rétro-planning fonctionne un peu de Z à A, c’est-à-dire à l’inverse. De ce fait, voici tous nos conseils d’experts pour assurer correctement l’organisation d’un événement.
Rétro-planification en événementiel
Allant de pair avec le secteur de la communication, la planification en événementiel est particulière. Elle est rétro-active. C’est-à-dire qu’elle a une chronologie inversée. Au lieu de suivre un timing « habituel », elle part d’une échéance dans le futur et revient au fur et à mesure en arrière afin de réaliser certaines tâches et opérations qui seront nécessaires à la fin.
En outre, il faut assurer aussi bien un suivi Avant, que pendant et Après l’événement. Ce qui demande une grande flexibilité et maîtrise du temps. En effet, dans le cadre d’un projet événementiel, de la planification d’un futur événement, le temps est souvent compté.
Planification événementielle
Le temps, les délais sont les points de départ cruciaux en événementiel. En effet, il faut savoir jongler avec le temps imparti, les autres projets, la gestion et logistique du moment tout en ayant idéalement une longueur d’avance pour chacun d’entre eux.
Rétro-planification
La rétro-planification nécessite de l’adaptabilité, de l’expérience, et un sens aigu en organisation. En fait, déterminer en amont toutes les actions, étapes à accomplir pour organiser et réaliser un événement n’est pas toujours une mince affaire ! En effet, à chaque événement ses particularités !
Voici ici trois outils qui aident à la planification événementielle : l’échéancier, la liste des tâches et le scénario.
L’échéancier
L’échéancier est un outil qui identifie les grandes étapes de la réalisation d’un projet et les positionne dans le temps. C’est un outil référent pour tous les intervenants. Chacun peut ainsi savoir son rôle et suivre les délais. Les étapes sont élaborées en reculant dans le temps. De manière générale, la planification d’un événement doit commencer entre 3 mois à 1 an avant le jour J.
La liste des tâches
L’échéancier est un survol général des grandes étapes stratégiques de l’organisation de l’événement alors que la liste des tâches est composée de chacune des étapes de réalisation avec des délais précis. C’est beaucoup plus détaillé.
Le scénario
Le scénario planifié de l’événement est en fait concrètement le déroulé de la journée, du début de l’installation, à la fin. Cet outil vous aide à vérifier que tout est en place et indique à chaque moment ce que chaque prestataire doit faire. Minute par minute, on imagine la progression de l’événement.
On inscrit sur le scénario chacune des différentes étapes de l’événement et surtout l’heure prévue pour chaque. Tout le travail à effectuer est noté avec le nom du responsable correspondant. Ainsi, dans cette optique on organise une lecture commune du scénario ou à défaut chacun reçoit le scénario en amont pour bien comprendre la vision de l’événement et sa fonction.
Afin de rien oublier pour le scénario il est également conseillé de se mettre à la place de l’invité et de passer en revue toutes les étapes qu’il va passer depuis son arrivée sur l’événement, durant et jusqu’à son départ.
Le scénario s’inscrit un peu comme une « Bible » à suivre par les professionnels durant tout l’événement.
Planification et rétro-planification : un équilibre complexe
Il s’agit concrètement de s’organiser à la fois, au fur et à mesure et en avance. Il faut en effet savoir également ajuster. Ainsi, comment s’y prendre pour planifier en amont ?
Tout d’abord, en tant qu’agence événementielle, nous vous recommandons de préparer un événement en rétroplanning avec le diagramme de Gantt.
Le diagramme de Gantt
Cette méthode fréquemment utilisée en gestion de projet, est efficace pour représenter visuellement l’état d’avancement du projet.
La colonne de gauche du diagramme liste toutes les tâches à effectuer et la ligne d’en-tête montre les unités de temps les plus adaptées au projet (jours, semaines). Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale avec une date de début, une durée et une date précise de fin.
De plus, il faut veiller au suivi de chaque poste. Afin de pouvoir tout contrôler, planifier ; utiliser le logiciel Microsoft Excel ou Google Sheets en ligne est particulièrement judicieux. Sous la forme de tableurs vous aurez une vue globale sur toutes les étapes, les vérifications sous les yeux de façon claire et précise.
En termes de planification et de visualisation, le tableur sera très parlant pour le client. Ainsi, vous pourrez lui montrer facilement le suivi et l’avancée de son futur événement. Ce la permettra au client de valider ou non les différents paramètres.
Planification et rétro-planification : assurer un événement de A à Z
Dans un second temps, il est indispensable – comme on l’a vu avec le scénario précédemment – de planifier avec grand soin le jour J de l’événement. Minuter ainsi chaque animation, l’intervention de chaque prestataire.
Enfin, il est recommandé de planifier également une plénière à l’aide d’une « topeuse » et d’un conducteur pour que chaque seconde soit prédéfinie. Notamment pour la scénographie (lumière, son, écran, info décor).
Pour en savoir davantage sur les différents métiers en événementiel, rendez-vous ici.
En somme, pouvoir planifier et construire correctement un rétroplanning est la clé de la réussite d’un événement. Grâce à des outils et l’expertise de Moon Group, tout se déroulera comme sur des roulettes avant, pendant et aussi après le jour J.
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