Vous pouvez avoir monté le plus bel événement de l’année, si personne n’y participe, il perd tout son sens ! Pour éviter la catastrophe, une seule solution : s’assurer de la participation de vos invités. Il convient donc, lors de votre campagne de communication, de convaincre, mais surtout de vous assurer de l’inscription effective de votre public cible. Ce paramètre doit être géré bien avant l’évènement. Si le nombre d’inscrits est faible la veille de jour J, peu de chance qui l’augmente le lendemain. L’inscription est la seule manière d’assurer une réelle participation à votre manifestation. Voici donc quelques conseils pour gérer et augmenter les inscriptions à un événement !
Inscriptions et événement : cibler
La toute première chose à faire pour vous assurer de l’inscription de vos invités est de bien les choisir. Si votre événement s’adresse potentiellement à « tout le monde », il conviendra néanmoins de segmenter votre audience. Pour ce faire, commencez par analyser l’évènement et décidez quel est le public le mieux adapté. De là, penchez-vous sur votre liste de diffusion habituelle et isolez les profils qui seront potentiellement intéressés par votre événement. Cette segmentation peut se faire à l’aune de divers paramètres : l’âge, la localisation, la profession et toute autre donnée pertinente que vous avez enregistrée dans votre liste de diffusion.
Seule une compréhension fine des préoccupations de vos participants vous permettra de mettre en place un effort de cohérence sur les différents canaux de communication. Prenez aussi en compte que la composition et le comportement de votre audience peuvent varier d’une édition à l’autre, même s’il s’agit du même type de manifestation. Chaque événement est unique, chaque participant aussi. Adoptez donc une approche personnalisée pour favoriser l’engagement.
Inscription et événement : séduire, stimuler et créer l’urgence
Pour augmenter les inscriptions à un événement, la séduction est de mise. Lorsque que votre public reçoit une invitation, il est essentiel de lui faire comprendre d’emblée ce qu’il a à gagner en s’inscrivant à votre événement. Mettre en avant – clairement et de manière impactante – les avantages dont le public inscrit bénéficiera est très important. Placez-vous un instant dans la peau de votre audience et imaginez ce que vous aimeriez que l’on vous promette ! En fonction du profil de vos invités, la récompense n’est pas la même.
Mais souligner les avantages n’est pas suffisant. Une fois votre communauté d’invités créée, il convient de maintenir son intérêt pour votre événement, plus encore si la campagne est longue. Plusieurs outils vous permettront de créer de l’engagement et d’augmenter les inscriptions.
D’abord fixez plusieurs échéances d’inscription au cours de votre campagne. Des check-points de rappel en somme. Chaque échéance doit augmenter l’intérêt, créer de l’urgence et, in fine, pousser les invités à s’inscrire. Ensuite, utilisez toutes les plateformes de communication à votre disposition (réseau sociaux et courriels). Les réseaux sociaux sont à cet égard de puissants amplificateurs de votre campagne : rappels des délais, sondages clés, vidéos, publications… Autant d’outils qui stimulent l’engagement. Enfin, n’hésitez pas à investir dans un boost de votre campagne digitale. Si ce service se paie, il augmente grandement votre SEM et SMM et vous permet d’atteindre un public plus large encore.
Inscriptions et événement : clarté du message et facilité d’inscription
Si vous optez pour une campagne de communication par courriel, prenez en compte que 60% de ces derniers sont ouverts sur des smartphones. Partant de là, il est essentiel d’adapter votre courriel à ce type d’écran. Toutes les informations importantes doivent être correctement positionnées, de manière à capter immédiatement l’attention du lecteur. Le conseil est par ailleurs valable pour toute autre plateforme. La clarté et la simplicité sont ici des armes puissantes. Evitez donc les textes trop longs qui risquent de fatiguer le lecteur. Le message doit être attractif et facilement compris. Concentrez-vous sur le quand-comment-pourquoi !
Last but not least, la procédure d’inscription ! Si l’on considère que le public ne consacre en moyenne pas plus d’une dizaine de seconde à la lecture de votre invitation, la procédure effective de l’inscription doit être très rapide. Au risque de perdre même les plus intéressés. Une technique efficace – pour les courriels – consiste à utiliser le support du courriel lui-même : en répondant simplement « oui » au courriel, l’invité sera d’emblée inscrit !