Omniprésents aussi bien dans la sphère privée que professionnelle, les social medias sont d’extraordinaires outils de communication qu’il serait bien dommage de ne pas utiliser à son avantage. De fait, l’évènementiel n’a jamais fonctionné sans communication. Que ce soit à travers la publication de communiqués de presse ou l’édition d’affiches et flyers avant l’avènement d’internet. Puis via le mailing et la création de site web dédié à l’évènement. Rendre une manifestation visible a toujours été essentiel à sa réussite ! Quel est le rôle que jouent et doivent jouer les réseaux sociaux dans l’évènementiel ? Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram, Google+, Pinterest.. Quel média utiliser, à quel moment, et à quelle fin ? Voici quelques éléments de réponse.
Avant l’évènement : créer le buzz
Une des premières choses à faire, une fois la date de votre événement arrêtée, sera de créer une landing page de l’évènement. Cette page web aura pour fonction de rassembler l’intégralité de vos communications sur les réseaux sociaux. Cela vous permettra d’une part de suivre l’avancée de votre campagne de communication. Mais autorisera également les participants à trouver facilement toutes les informations relatives à l’événement. La seconde chose à faire consiste à définir un hashtag – véritable clé de voûte des réseaux sociaux – que vous utiliserez dans chacune de vos communications sur les diverses plateformes. Ce hashtag sera l’emblème virtuel de votre événement. Il lui confèrera une identité forte, pourra être republié par les utilisateurs et servira de mot-clé pour mesurer en temps réel l’impact de votre communication.
Ensuite, pour donner une réelle assise à votre événement dans les social medias, il conviendra d’en créer la version virtuelle. A cet égard, l’évènement Facebook est aujourd’hui devenu un incontournable. Grâce à une page Facebook dédiée, votre manifestation gagne en visibilité mais aussi en crédibilité à mesure que le nombre de participants augmente. Elle servira de plateforme pour vous adresser directement aux intéressés/invités, qui pourront à leur tour partager l’évènement et infos associées sur leurs pages personnelles. On pourra également créer une page événement sur la plateforme LinkedIn, plus orientée professionnel.
Fédérer une communauté
Une fois ces premières étapes accomplies, votre objectif sera de fédérer cette communauté naissante autour de votre événement. Pour ce faire, n’hésitez pas à alimenter vos pages « event » Facebook et LinkedIn avec du contenu de qualité, à raison d’un nombre de « post » défini par jour ou par semaine. Google + et Twitter sont aussi des outils à ne pas négliger. Vous pourrez par ces biais « teaser » votre audience en postant régulièrement des infos et des visuels liés à votre événement. Facebook et Twitter autorisent également le partage des posts de vos collaborateurs et de vos invités, mais aussi de posts « publicité » payants qui permettent d’élargir votre public-cible.
Vous pourrez également participer à des conversations en lien avec la thématique de votre événement sur LinkedIn. Autre levier : l’identification dans vos posts d’influenceurs du secteur. Et pourquoi ne pas directement leur proposer du contenu susceptible de les intéresser ? Directement publié par un influenceur, une info concernant votre événement démultiplie automatiquement votre puissance d’impact ! Enfin, dans le cas où votre événement aurait un intérêt visuel, vous pourrez vous servir d’InstaGram et de Pinterest, deux social medias nettement plus orienté image.
Pendant l’évènement : recueillir les témoignages à chaud, faire participer et partager les temps forts
Au cours de l’évènement-même, l’usage des réseaux sociaux aura pour objectif principal de lui conférer de l’éclat ! Plusieurs bonnes pratiques sont ici de mise. Sur les réseaux plus visuels – Facebook, Instagram et Pinterest – vous pourrez poster en direct les images des temps forts de l’évènement. Les prises de paroles et interviews d’intervenants importants doivent également être partagées sur les réseaux en temps réel. Sur Twitter, il peut être bienvenu de publier le résumé des points clé de chaque session de présentation qui commence. Ne pas négliger non plus les «repost» et « retweet » des participants, intervenants et influenceurs présents sur place. En republiant les points de vue de vos invités, vous offrez une crédibilité accrue à votre événement.
Autre pratique très utile : les fonctions Live de Twitter, Facebook ou Instagram. En rendant accessible en direct votre événement aux personnes non-présentes, vous élargissez drastiquement votre audience. En plus de créer un sentiment d’exception chez les participants, vous rendez possible l’interaction, et par là même vous générez de l’engagement. Autre avantage du live : votre événement devient accessible même une fois terminé. Les fonctions replay et story des social medias permettent d’en garder une trace bien vivante et de toucher encore plus de public.
Après l’évènement : faire le bilan, prendre soin de la communauté et préparer la prochaine édition
Les réseaux sociaux vous serviront de relais une fois l’évènement terminé. Via les mêmes plateformes que vous aurez choisies pour communiquer, partagez le bilan chiffré de votre manifestation. L’usage de hashtracking.com vous permettra notamment ici de mesurer l’impact de votre hashtag sur les réseaux. La partage de vidéos des temps forts de l’évènement sur YouTube peut également être une option à considérer, tout comme la publication de photographies impactantes sur Flickr. La création d’un social wall peut aussi vous permettre de recueillir les feedbacks de votre audience mais aussi de récupérer du contenu généré par cette dernière. N’oubliez pas non plus de remercier les participants et influenceurs qui se sont manifester lors de l’évènement.
L’idée est ici de surfer sur l’engagement né de votre travail de communication et de la tenue de votre événement. Les participants ayant pris part à un moment unique vous seront reconnaissants de prendre soin d’eux. Les réseaux sociaux vous aideront à maintenir cette émulation… Jusqu’à la prochaine édition !