Au menu aujourd’hui, le nerf de la guerre, notre cheval de bataille : les coûts budgétaires d’un événement.
Attachez vos ceintures, nous allons entrevoir les coulisses d’un événement, l’envers du décor.
Nous allons vous procurer un guide pratique, afin que chacun puisse se rendre compte de l’ensemble des postes à couvrir lors de l’organisation d’un événement.
Le budget est l’élément central lors de l’élaboration d’un projet. En effet, il est celui qui va nous permettre de définir un cadre.
Néanmoins, il est important de différencier le budget prévisionnel du budget final. Le budget prévisionnel est une première ébauche que nous soumettons au client afin que celui-ci se projette dans les dépenses à venir. Il est de notre responsabilité d’offrir une palette, la plus vaste possible, au client pour qu’il est une vision globale des possibilités. Notre force en tant qu’agence est d’évaluer rapidement les besoins du client lors de la prise du brief.
Définir les objectifs
Lors de la création d’un événement, il est primordial de déterminer vos cibles. Les attentes pour les entreprises vont donc être différentes.
Dans le cas d’une cible externe, le client aura pour but l’augmentation du nombre de clients potentiels, l’accroissement du chiffre d’affaires, etc.
En revanche dans le cadre d’une cible interne, le taux de satisfactions des collaborateurs peut être un indicateur de la réussite de l’événement. L’assiduité et l’implication peuvent aussi témoigner de la réussite de ce dernier.
C’est donc grâce a ses indicateurs que les entreprises vont pouvoir calculer leur retour sur investissement.
Savoir s’entourer
Afin d’optimiser au mieux le budget, nous effectuons des recherches ainsi qu’un « sourcing » des différents prestataires dont nous allons avoir besoin pour la bonne tenue de votre événement. Voici cinq éléments clés dans les coûts budgétaires d’un événement :
- Le lieu : trouver l’endroit adapté avec la bonne capacité d’accueil.
- Le traiteur : pas d’événement sans une ambiance dégustation ! Le choix des horaires ainsi que du standing que vous voulez donner à votre événement permettra une meilleure optimisation.
- L’animation : un événement c’est aussi un « show ». Bien définir vos besoins en artistes, performers vous évitera de tomber dans certains pièges.
- L’identité : partie indispensable pour communiquer. Charte graphique, logo, site web éphémère… Vous aiderons à marquer les esprits.
- Le personnel : ceux dont on ne remarque pas la présence, mais qui sont indispensables à la bonne tenu de votre événement : les hôtesses, photographes et techniciens pour ne citer qu’eux.
Vos outils
Vous n’êtes pas seul, fort heureusement un certain nombre d’outils existent pour vous faciliter la tâches mais aussi vous servir de guide tout au long de la création de votre événement.
- Excel : Tout le monde le craint, mais il s’avère être votre plus fidèle compagnon pour mener à bien votre mission
- Plateforme dédiée : des développeurs ont bien saisi la difficulté d’organiser un événement, c’est pour cela qu’ils ont mis au point « Eventdrive », c’est une solution qui va vous permettre de tenir votre comptabilité, planifier votre agenda mais aussi de communiquer.
Vus n’avez désormais plus aucunes excuses pour gérer les coûts budgétaires de votre événement.
Les clefs de la réussite
Comme nous l’avons déjà annoncé plus haut l’organisation est primordial à la réussite de votre événement. En ligne de mire : optimiser son budget. Pour cela voici une petite liste pour éviter les pièges et les surprise quand arrivera la facture:
- Anticiper son événement : travailler dans l’urgence vous fera dépenser plus d’argent et aura un impact sur votre budget.
- La concurrence : solliciter plusieurs prestataires vous permettra de réduire les coûts.
- La créativité : soyez inventif, n’hésitez pas à prendre des risques. Un événement original est un événement dont on parle !
- Une marge : lors de la prévision de votre budget, nous vous recommandons d’anticiper un potentiel imprévu, et oui nous ne sommes pas à l’abri d’une surprise.
À vous de jouer
Si vous avez été attentif tout au long de l’article, l’élaboration d’un budget pour votre événement n’a plus de secret pour vous. Vous connaissez les priorités mais aussi les pièges à éviter.
Cet article est un guide mais en aucun une bible. Il existe évidemment des facteurs intangibles à l’organisation d’un événement, comme les coups de coeur pour un lieu ou un artiste, le feeling avec les différents prestataires… Ces éléments peuvent vous dévier de votre objectif d’optimisation du budget.
Dernier point et pas des moindres… Prenez du plaisir.