LES 5 BONNES PRATIQUES POUR UNE PLATEFORME DE WEBINAR PERTINENTE
L’événement digital est devenu une norme dans le secteur de l’événementiel et pour toutes les entreprises souhaitant organiser un événement.
Nous avons connus des difficultés depuis 2020, certains ont subit les conséquences des différents confinements et mesures sanitaires. Toutefois, pour d’autres, la vie continue et surtout le travail demeure, voire pour quelques chanceux, s’accroît. Et qui dit travail, dit vie d’entreprise… Même à distance. De ce fait, la communication en interne comme en externe est plus que nécessaire. L’événement digital est donc la solution pour transmettre vos différents messages à votre cible.
D’un point de vu interne, vos collaborateurs ont aujourd’hui, encore plus qu’avant, besoin d’être informés. Avec les événements digitaux, vous pouvez organiser vos webinar à distance grâce à des plateformes dédiées et créées spécialement pour l’occasion. En tous cas, chez Moon Event, nos équipes se démènent pour vous offrir les meilleures plateformes de webinar. Et aujourd’hui elles vous donnent les outils pour créer une plateforme de webinar pertinente.
Pourquoi organiser un webinar et créer une plateforme ?
On n’aura jamais autant ressentit le besoin d’organiser des événements que ces derniers mois. L’interdiction de se rassembler couplée au manque d’interaction décuple ce besoin et cette envie.
Pour les entreprises, le fait de travailler sans se voir, sans pouvoir se réunir autour d’une table a parfois compliqué le travail mais aussi la circulation d’informations entre les différents collaborateurs. C’est pourquoi le webinar se présente comme une solution évidente.
Et si le webinar apparaît comme une solution évidente, la plateforme de webinar va venir créer de l’impact à votre événement. Cette plateforme qui accueille votre événement en ligne va vous permettre d’offrir à vos collaborateurs un webinar de qualité. En effet, les participants au webinar attendent qu’on leur transmette des informations qui leur soient utiles ou bien divers documents, etc. La plateforme de webinar vous donne la possibilité de diffuser les informations de manière claire mais aussi de donner accès aux documents attendus par les collaborateurs.
De plus, le digital, on le sait, ça peut faire peur. La plateforme va vous permettre de vous rendre plus disponible auprès de vos collaborateurs ce qui va venir les rassurer. Effectivement, en digital, nombreux sont les collaborateurs qui n’ont pas totalement confiance en la technologie et leur fonctionnement. Avec la plateforme de webinar, les participants ne se sentent pas abandonnés à leur sort mais plutôt accompagnés par les organisateurs.
C’est au moment même de la création de la plateforme que vous aurez la possibilité de créer ce ressentit. Mais comment créer une plateforme de webinar pertinente ? On vous dit tout.
Créer une plateforme de webinar pertinente : les bonnes pratiques
Et oui, créer une plateforme de webinar de qualité n’est pas donné à tout le monde. C’est pourquoi nous avons aujourd’hui décidé de vous donner les clés pour créer votre propre plateforme ou tout simplement pour reconnaître les plateformes qui ajouteront une plus value à votre événement.
Offrir un UX de qualité
Tout d’abord, on va venir vous parler d’UX ou User Experience. Si ce terme ne vous dit rien, on vous invite à lire notre article sur le lexique du digital, vous y apprendrez peut-être d’autres termes qui vous seront utiles par la suite !
En attendant, l’UX est le terme qui définie l’expérience utilisateur de votre plateforme. Cette dernière étant construite comme un mini site internet, la navigation se doit être impeccable et surtout agréable. Ainsi, voici 3 bonnes pratiques liées à l’UX.
N°1 : créer un design original
Si vous pensez que l’aspect de la plateforme n’a que très peu d’importance et que seul le contenu de l’événement compte, vous vous trompez.
Autant ne pas se mentir, on est plus facilement attiré parce que l’on trouve beau. On se sent mieux dans un environnement qui nous plaît. De ce fait, il ne faut pas lésiner sur le design de votre plateforme. Attention, designer ne veut pas seulement dire changer les couleurs. Il faut que votre plateforme ait une identité propre. Celà peut passer par la charte graphique de votre entreprise ou bien par une charte unique spécialement créée pour votre événement. Un beau design rendra l’UX plus agréable à l’oeil.
N°2 : Pensez à l’ergonomie de votre site
Une UX de qualité va passer, en grande partie, par une bonne ergonomie. Qui n’a jamais quitté un site internet parce qu’il n’arrivait pas à trouver ce qu’il cherchait ? Ou encore parce que l’aspect du site ne s’adapte pas à son écran ? Vous mentiriez en affirmant le contraire.
Pour faciliter l’expérience utilisateur, il faut que votre plateforme soit responsive, c’est-à-dire qu’elle s’adapte à n’importe quel support. En effet, à distance, il est rare que tous les participants suivent l’événement à leur bureau sur leur ordinateur. C’est pourquoi il est impératif d’avoir un responsive design.
De la même manière, si vos collaborateurs n’arrivent pas à trouver le live de votre événement ou les espaces workshops, etc., votre plateforme perd tout son sens. Votre plateforme de webinar doit être intuitive. Il ne faut pas créer de trop longs chemins pour accéder à telle ou telle page. Votre mini-site sur mesure risque de devenir un vrai labyrinthe. Et si vos collaborateurs se perdent, vous risquez de perdre leur attention. Restez-donc simple et logique.
N°3 : Communiquez
Le point fondamental pour réussir votre événement et votre plateforme. En effet, quel intérêt de créer une plateforme si personne ne le sait ? Par conséquent, il vous faudra communiquer sur cette dernière à l’aide d’une campagne d’e-mailing.
Pour commencer, votre campagne e-mailing va donner à vos collaborateurs un accès à la plateforme sur laquelle ils pourront ensuite s’inscrire à l’événement. De plus, grâce à cette campagne d’e-mailing vous pourrez déterminer le nombre de personnes ayant ouvert, lu votre mail et ceux qui se sont inscrit.
Créer de l’interactivité
Ce qui peut faire peur en digital, c’est de n’être que simple spectateur et n’avoir aucune possibilité d’interagir avec vos collègues ou bien avec les intervenants comme il le serait possible en présentiel. C’est pourquoi il est nécessaire de créer de l’interactivité via votre plateforme de webinar. Celà vous permettra de mettre l’humain au premier plan et ainsi valoriser vos collaborateurs et de pleinement les intégrer à l’événement.
N°4 : Engagez vos collaborateurs
Si engagez vos collaborateurs en physique vous paraît simple, en digital, celà peu vous paraît moins évident. Ne vous inquiétez pas, on vous donne tout de suite les outils pour pleinement intégrer vos participants à votre événement.
C’est intrinsèque à l’Homme, l’humain aime donner son avis — certains parfois plus que d’autres. C’est sur celà qu’il faut jouer pour faire participer vos collaborateurs. Pour celà, il vous est possible de créer des quiz ou encore des sondages auxquels vos collaborateurs pourront répondre directement via la plateforme. Il vous est même possible de créer des compétitions lors desquelles les participants se challengent sur un même sujet (musique, culture générale, film, etc.).
N°5 : Créez du lien
Pour terminer sur ces bonnes pratiques : créez du lien. Point essentiel de tout événement qu’il soit physique ou digital. Il est impératif que votre événement créer du lien entre vous et vos collaborateurs mais aussi entre les collaborateurs eux-même. Pour celà, il est possible de créer des modules de matchmaking sur votre plateforme webinar. Un peu comme un Tinder professionnel, le matchmaking va mettre en lien des collaborateurs selon leurs points communs. Avec un questionnaire envoyé en amont de l’événement, les collaborateurs renseigneront leurs préférences sur ce qu’il leur auront été demandé. Avec les données récupérées sur la plateforme webinar, il sera possible de créer du lien entre des collaborateurs qui ne se sont peut être encore jamais vu en physique.
C’est bien de créer du lien mais pouvoir échanger c’est mieux vous me direz. Et vous auriez tout à fait raison. C’est pour celà qu’il faut intégrer à votre plateforme webinar un module de tchat grâce auquel ils pourront échanger.
Une plateforme de webinar pertinente : à vous de jouer
La plateforme de webinar est un élément essentiel de l’événement digital. C’est grâce à cette dernière qu’il vous est possible de pleinement intégrer vos collaborateurs à votre événement.
À vous de jouer ! Désormais, vous avez toutes les clés pour créer votre propre plateforme de webinar pour votre prochain événement digital… Ou peut-être hybride ? Qui sait ?
Vous ne vous sentez pas encore complètement à l’aise avec le webinar ? N’hésitez pas à nous contacter et nous échangerons sur vos attentes afin de vous accompagner au mieux.