Les événements à distance sont plus que jamais d’actualité. Cependant, avec la profusion d’événements digitaux, hybrides, phygitaux, il n’est pas facile de s’y retrouver. Qui plus est, l’événementiel quel qu’il soit nécessite toujours une expertise. C’est pourquoi, nous avons décidé de vous montrer ici comment correctement animer un événement à distance.
Animer un événement à distance
Il faut prendre en compte cette distance, personnaliser, se différencier, toujours davantage.
Pour commencer, avant de savoir comment animer, il va falloir prendre en compte les spécificités des différents types d’événements à distance. En fait, presque tous les types d’événements peuvent aujourd’hui être digitalisés. Ateliers en ligne, conférences, webinaires, team building… Différents événements sont à envisager. Chacun avec des objectifs, des contenus, des outils et des supports adéquats.
Cependant, attention, il vaut tout de même mieux privilégier des événements où l’animation se fait surtout grâce à la voix, un discours. En effet, par exemple, il sera plus difficile d’organiser une journée porte ouvertes thalassothérapie en version digitale… Même si tout peut s’imaginer !
Concernant les team building, vous pourriez être surpris de la quantité d’animations interactives que l’on peut faire aujourd’hui à distance pour fédérer vos équipes. Par exemple, il existe des chasses au trésor numérique, des quizz, des animations en réalité virtuelle…
Comment animer un événement à distance
Cela étant dit, vous avez déjà un premier aperçu. A présent, nous allons davantage entrer au cœur du comment, de solutions concrètes pour animer un événement à distance.
Le tchat en ligne
Les fonctionnalités de tchat en ligne sont bien évidemment une solution adéquate pour discuter davantage avec les participants, échanger même à distance. Plusieurs acteurs vous apportent leur expertise sur ce marché.
Un tchat événementiel se présente comme un tchat qui se réalise pour des événements. Au format texte ou en vidéo, ils vous permettent d’échanger avec vos invités, votre communauté. Ce format polyvalent se prête à plusieurs usages : discussions politiques, discussions expertes, discussions internes. L’atout principal du tchat événementiel est son accessibilité, il peut ainsi se mettre en place régulièrement. En outre, ce format génère du trafic que vous pouvez rediriger vos votre site web.
Dans le contexte actuel et plus largement, la solution du tchat événementiel fonctionne pour des événements à distance, pouvoir continuer d’échanger tout en restant chez soi.
Outils de visio et de tchats en ligne
Bien évidemment, il existe aussi – en plus de plateformes de tchat dédiées – les logiciels de visioconférence, de messagerie instantanée comme :
- Slack ;
- Skype ;
- Google Hangouts ;
- Zoom ;
- Microsoft Meets.
Vous pouvez interagir par la voix, la vidéo et par écrit avec vos invités et/ou collaborateurs !
Des box personnalisables pour animer votre événement à distance
Après le choix des outils et les spécificités des événements, en fait la difficulté principale d’un événement à distance est d’apporter du dynamisme, de la « vie » lorsque l’on n’est pas tous physiquement ensemble.
C’est pourquoi, votre agence événementielle Moon a trouvé la solution : les box digitales, personnalisables ! Le but est que chacun ouvre cette box le jour J de l’événement pour découvrir le contenu en groupe – par exemple pour un cadeau de fin d’année, pour un lancement de produits.
Concrètement, le concept de notre box digitale est très simple : durant votre événement digital, connecté, en ligne, vos invités recevront une box gourmande personnalisée. En effet, avant l’événement digital l’ensemble des invités vont recevoir à leur domicile, ou leur bureau, une box personnalisée. La box, composée de nourriture, de boissons et de goodies, devra être découverte et dégustée pendant l’événement.
Cette box, contenant différents produits, apporte ainsi un côté physique et authentique à l’événement digital. En effet, au-delà du rassemblement digital, les invités vont déguster les mêmes produits au même moment, malgré la distance géographique. Chacun aura donc une expérience proche.
De plus, comme ces box sont personnalisables, elles sont uniques et s’adaptent au thème de votre événement, à vos goûts, à la charte graphique de votre entreprise… Tout est possible et du plus bel effet pour animer à distance !
Animer un événement à distance avec la personnalisation de plateaux TV
De surcroît, nous ne manquons pas de solutions pour animer votre événement à distance ! Nous vous proposons également la personnalisation de plateaux TV – avec des changements de décors selon les sujets abordés etc.
Même pour un événement à distance, le choix du « lieu » peut faire la différent ! C’est pourquoi, les plateaux de télévision en événementiel se développent. De ce fait, pour apporter davantage d’impact à vos échanges en visio, nous avons développé des plateaux TV, de tournage, de captation vidéo professionnelle, entièrement personnalisables
Non seulement cela permet de s’adapter à chaque événement, d’apporter du dynamisme, mais en plus cela plonge vos invités dans un univers unique.
Plusieurs formats sont possibles
Enfin, sachez que plusieurs formats sont possibles :
- Quizz ;
- Intervenant(s) ;
- Q°-R°…
Vous pouvez avoir votre propre espace virtuel sur mesure comme ici.
Nous vous proposons également de choisir un animateur qui sera en direct sur le plateau pour assurer la bonne dynamique et guider l’invité à travers l’expérience.
Comme vous l’aurez compris, pour bien animer un événement en ligne, à distance, le fil rouge est la personnalisation ! Et en combinant personnalisation des plateaux de télévision, animations interactives et box digitales, vos événements ne seront plus les mêmes !
En somme, vous saurez désormais comment animer un événement à distance, quelles sont les possibilités. Pour bénéficier de l’expertise de notre agence événementielle, n’hésitez pas à nous contacter !