Lorsque l’on organise une convention avec un grand nombre de participants, nous sommes confrontés à de multiples défis : la logistique, trouver une salle assez grande et adaptée, le choix du lieu, la restauration, l’hébergement, le transport de tous les convives. Nous vous dévoilons ici toutes nos astuces concernant les conventions de plus de 500 personnes.
Les conventions de plus de 500 personnes
Afin de comprendre les challenges et les enjeux liés à des conventions de plus de 500 personnes, soit des groupes importants, il est important de partir du contexte…
Que nomme-t-on Convention ?
Le but d’une convention est de rassembler vos collaborateurs autour de sujets, d’interrogations pour le développement de votre entreprise…Tous réunis dans un même lieu extérieur à l’entreprise, les collaborateurs doivent se retrouver de manière agréable. C’est un type d’événement qui allie dynamisme et travail !
Il en existe de plusieurs types :
- Conventions d’entreprises
- Conventions d’affaires
- Conventions sur des thématiques grand public
Quelques exemples de lieux autour de Paris pour des conventions de plus de 500 personnes :
- L’espace Clacquesin à Malakoff
- Le Palais des Congrès, Versailles
- Le Village du cirque, Villeneuve la Garenne
- Le Toit de l’Arche, la Défense, Paris
- Le Bal Rock, Paris 2ème
- Le Pré Catelan, bois de Boulogne Paris…
Organiser des conventions pour un grand nombre
Organiser une convention pour un tel grand nombre est à la fois source d’opportunités et d’enjeux spécifiques.
De nombreux facteurs sont à prendre dans l’organisation d’une convention réussie :
- Les buts de la convention
- Les organisateurs
- Le choix du lieu et de la date
- La liste des participants
- Le budget
Bien sûr, il est important de ne pas oublier d’analyser l’après-événement. Tout particulièrement pour un grand nombre de participants.
Le lieu est clé pour une convention grand nombre :
En parallèle de ces démarches, la sélection et la réservation d’une salle doit être effectuée le plus en amont possible. A la limite, c’est le premier élément dont il faut s’occuper, voire même avant le choix du sujet. Car il faut s’assurer d’une salle bien proportionnée par rapport au public attendu et bien située. – Journaldunet.com
Le lieu va impliquer de nombreuses étapes dans l’organisation événementielle pour un grand nombre de participants.
La question du lieu – la classification liée aux ERP :
Les établissements recevant du public (ERP) sont définis comme des bâtiments dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution dans lesquels sont tenues des réunions… […] les ERP sont classés par catégories : la 4ème catégorie correspond à 300 personnes et en dessous, la 3ème catégorie à 300 à 700 personnes… – animafac.net
Une fois le lieu déterminé, de nombreuses questions restent à résoudre.
Les défis en événementiel pour des conventions de plus de 500 personnes
Organiser et réaliser des conventions pour plus de 500 personnes est un vrai défi auquel sont confrontées les agences.
Qui dit grand groupe, dit grandes responsabilités et une logistique qui ne laisse que peu de place au hasard.
Il faut déjà trouver des salles plénières suffisamment grandes. Où les trouver ?
Choisir le lieu et préparer le suivi pour une convention de 500 personnes
Par exemple dans de grands parcs d’attractions français :
- Disneyland Paris
- Le parc Astérix
- Le Futuroscope
- Le Puy du Fou
L’hébergement :
Il faudra s’assurer en amont qu’il y ait bien suffisamment de chambres, de places disponibles afin que toutes les personnes, ou en tout cas un maximum d’entre elles, puissent être logées au même endroit. Ceci pour des raisons de convivialité entre les participants, comme se retrouver par exemple au petit déjeuner, mais aussi pour des raisons de simplification de logistique, à savoir, organiser un transport collectif sur le lieu de l’événement.
Dans tous les cas, afin de s’assurer des meilleures conditions, il est essentiel de prévoir cette organisation de longs mois à l’avance, voir une année complète.
Le transport :
Plusieurs possibilités existent, selon le lieu, l’accessibilité de la convention, mais du budget également. L’entreprise peut par exemple louer les services d’un ou plusieurs cars avec chauffeur, mettre en place des navettes régulières entre le lieu de la convention et les hébergements des participants…
La sécurité :
Elle reste un point particulièrement important dans l’organisation d’un événement. Pour une convention de plus de 500 personnes, le choix de prestataires de sécurité qualifiés est primordial.
Avec plus de 200 agents de sécurité événementielle, Securitas est en capacité de couvrir les besoins sécuritaire de tous types d’événements : concerts, conventions, expositions, soirées de gala, salons professionnels, compétitions sportives, tournées promotionnelles… – securitas.fr
De plus, apprenez qu’il existe des obligations légales en termes de sécurités pour vos événements en intérieur et en extérieur.
Par exemple :
Si votre événement se situe en intérieur, la sécurité événementielle du lieu doit se référer au Code de la Construction et de l’Habitation et du Règlement de Sécurité. Les règles énoncées doivent être respectées par le propriétaire des lieux, mais il est toujours intéressant de les connaître afin qu’il n’y ait pas de fraude. – eventdrive.com
Retrouvez des exemples similaires dans cet article.
Les conventions de plus de 500 personnes sont au final bien plus fréquentes en France qu’on ne pourrait le croire. A chaque type de convention, il s’agit d’un véritable défi et d’une prouesse événementielle. Afin de bénéficier d’expertise pour des conventions d’envergure, n’hésitez pas à contacter nos équipes !