Un colloque est un évènement organisé entre professionnels ou experts dans un domaine donné, généralement scientifique ou académique, qui a pour but de parvenir à l’élaboration de résultats et à leur publication. Comme pour tout évènement, le colloque nécessite une organisation rigoureuse en amont afin que tout se déroule pour le mieux le Jour-J. Voici quelques conseils pour organiser efficacement cet évènement.
Prévoir en amont
Pour organiser un colloque, vous devez d’abord définir plusieurs points en amont. En premier : définissez le nombre d’invités. En composant votre liste, vous pourrez identifiez vos besoins en logistique et en espace nécessaire pour recevoir votre évènement. Par la suite, intéressez-vous à votre lieu. Quelle place disponible ? Quelles infrastructures ? Quelles dispositifs ? Plus votre lieu sera équipé, moins vous aurez à faire appel à des prestataires externes. Vous devez aussi estimer la durée de l’évènement, afin de réserver votre lieu et coordonner vos prestataires.
Par la suite, vous devez définir le thème de votre évènement. Dégager un fil conducteur permettra d’apporter de la cohérence au colloque et ainsi accroître sa pertinence et son efficacité. Il faudra également prévoir le programme de la journée. Une organisation rigoureuse est cruciale afin de remplir tous les objectifs et parvenir à des résultats pertinents.
Mise en scène
À l’approche du Jour-J, il est temps de définir l’organisation de l’évènement en tant que tel. Pensez premièrement à choisir un maître de cérémonie pour animer votre colloque. Ce dernier devra pouvoir fédérer les participants autour du thème de la journée, présenter le programme de façon claire et savoir faire s’enchaîner les différentes sessions du colloque.
C’est également le temps de contacter tous les prestataires, réserver transport et hébergement, faire le repérage du lieu de votre colloque, préparer les différents documents de communication qui informeront sur l’évènement et envoyer les invitations.
Quelques jours avant le Jour-J, vous devrez aménager votre lieu de réception, disposer le mobilier, les installations électriques, les dispositifs audiovisuels.
Le Jour-J
C’est le jour tant attendu, celui où tout doit se dérouler sans accroc. À cette fin, procédez à la vérification de tout le matériel technique avant l’arrivée des participants. Les équipes doivent être coordonnées pour ne laisser place à aucun débordement : accueil et installation des invités, distribution de la documentation, gestion des temps de paroles et interventions des différents acteurs du colloque. Comme pour tout évènement, l’organisation d’un colloque nécessite une forte réactivité face aux imprévus.
La préparation rigoureuse d’un programme en amont est donc plus que nécessaire et sera d’une grande aide au jour de l’évènement.
En prenant en compte tous ces critères, vous êtes sûrs d’organiser un colloque pertinent et efficace. On ne le dira jamais assez : la clef d’un évènement réussi repose dans une bonne organisation en amont. C’est d’autant plus le cas lorsqu’il s’agit d’un évènement aussi important et prestigieux que celui-ci.